TAIANは、婚礼業界向け業務支援システム【Oiwaii】を宴会領域にも展開し、宴会営業のDX支援を推進している。ホテル・会場側から管理の受注件数を高めていきたいという要望が増加していることを受け、目標数字の達成に向け業務効率化や新たな集客アプローチが求められていることを背景に、システムによる支援を進めている。これまで営業担当独自の方法で管理していた顧客情報をシステム内で一元管理し、メール配信機能も連動している。

顧客情報登録も簡単に　
同社の宴会支援システム【Oiwaii for MICE】は、従来のバンケット管理用基幹システムでカバーしてきた機能範囲を網羅している。そもそもバンケット数の少ないゲストハウスなどでは、基幹システム自体を導入していないケースもあり、そこで様々な業務をシステムで対応している。さらに同システム独自の機能として、顧客からの問い合わせ対応や顧客育成といった、宴会営業に相当する部分も併せ持つのが特徴だ。　「ステップとしては、まず宴会専用のHP等に問い合わせフォームを埋め込んでおき、入ってきた問い合わせをOiwaiiシステムに流し込んでいきます。問い合わせが入ると、従来は営業担当者が電話でフォローする運用をしていた会場も多かったのに対し、人員を十分に確保できないという課題もあり、そこで問い合わせをデータベース化し、あらかじめ設定した返信メールを自動で送信します。」（エバンジェリスト・野村壮耶氏）　
システム内で管理する顧客データは、【決定した】、【商談に至らなかった】、【他社に決まった】などステータスに分けて管理も可能だ。仮に失注した場合でも、その後メールマーケティングで再アプローチをすることもできる。会場から送信したメールのクリック状況も把握して、反応した顧客に対するフォローなど、データの再活用を支援する。　
「新規顧客からの問い合わせだけでなく、既存顧客もステータス毎に管理してメール配信を行うと共に、単価や利用頻度に基づくランク付けもできます。例えばランクの高い顧客へ優先的に案内を送ることによって、限られたバンケット枠を高付加価値の宴会で埋められるというメリットも。」（野村氏）　
顧客データは問い合わせフォームからだけでなく、名刺管理機能も活用して蓄積していく。営業スタッフの交換した名刺をスマホで撮影して、簡単に登録できるのもポイントだ。直接収集した名刺を営業担当者個人に留めることなくシステムで管理し、さらに名刺交換後の挨拶メール配信も自動化しているため、担当者による営業フォローをサポートする。　メール機能は自動返信やシナリオ配信に対応していて、問い合わせや名刺交換から一定期間後のフォロー配信といった設定もできる。配信先のセグメント設計も可能で、地域、顧客ランク、団体属性など条件を指定して配信対象を抽出。配信後の反応状況から、営業活動の優先順位付けにも活かせる。　
「システムを導入し、利用を開始している会場からは、宴会部門の営業から施行管理まで、効率化が進んでいるという声もあります。今後は、営業領域の機能をより強化していきます。」（野村氏）
（詳細はブライダル産業新聞紙面にて、2月1日号）