昨年6月、ジョイゾーとDX支援を目的とした業務提携を締結した八芳園（東京都港区）。八芳園が設計・監修し、ジョイゾーが構築したブライダル業界向け婚礼ソリューションパッケージ【IRERO ～indicate real road～】を、共同で業界各社に販売していく取り組みである。現場の声を反映し、リアルタイムで各部門が情報を確認できる同システムの内容とは。さらにブライダル会場の業務効率化を担うために、新たに登場している各種システムを紹介していく。

　同社が活用している【IRERO】は、顧客の問い合わせから初回来園時の管理、顧客管理・案件管理、契約書管理、施行時の請書発行、挙式後のアンケートの送付など、ブライダルに関する様々な業務を管理するクラウドシステムだ。宴会、レストラン利用のデータも一元管理することで業務効率化と共に、部門間の情報共有も担っている。
　会場の空き状況に対して外部から電話で確認する必要がなく、WEBでどこからでも対応できるようになればというところから構想がスタートした。その他にブライダル系のシステムでは終わった後の情報を管理できず、また宴会などで利用した企業情報に対応しにくいといった面なども改善。設計中にコロナの営業休止期間に入ったことで、各部署のヒアリングも進めながら、現場の声を反映したシステムとして2020年10月から稼働している。
　見積り、会場の予約管理は別のシステムを活用しているが、IREROとのデータ連携によって最終的にIREROの請書に集約。また事業体が変わることも多いことから、システムを作り込みすぎずにその後のスムーズなアップデートも重視している。では、それぞれの機能にはどのような特徴があるのか。
　同社は問い合わせ対応を全てコンタクトセンターで一元管理しており、電話で受けた内容は担当スタッフが入力していく。同システムはブライダルだけではなく宴会、レストラン予約も管理し、入力された内容は各専門部署で確認する流れだ。
　「コロナ前は各部署で対応する窓口を持っていましたが、コロナになった際に電話を受けるだけのために出社しなければならない人を少しでも減らしていこうと窓口の一元化が必要と考えました。各部門の問い合わせ対応、情報を一元管理することによって、業務効率面でもメリットがありますから。」（DX推進部ITソリューションチームマネージャー・豊岡若菜氏）

【初回来園の予約管理】
　問い合わせ情報から、来園の予約を取っていく。その際に、一日何人までの対応など枠が決まっているため、同じ日にどれだけの空きがあるのかを随時確認できる機能を設けている。来園管理まではコンタクトセンターでデータを作成し、ブライダルチームに引き継がれていく。
　日程が確定した人に対しては、来園前のアンケートをボタン一つでメール送信。どんな結婚式にしたいのか、他に見学している会場はどこかなどの質問をWEBフォームから事前に回答してもらう。以前はリコンファームも電話であり、初回来園時にアンケート用紙を渡し書いてもらう運営だった。そのため電話の繋がらない人の中に予約済みのキャンセルもあったが、現在はアンケートまで記入してもらうことによりそれがほぼ解消されている。また事前アンケートに基づいた戦略的なアサイン、初回来園時のアンケート記入時間も削減できている。
(詳細はブライダル産業新聞紙面にて、3月21日号）