今期は550組の施行で、コロナ以前の水準に回復したThe Place of TOKYO（東京都港区・以下TPT）。この繁忙状況を見越し、2021年12月にはPIEM（福岡市博多区）が提供しているブライダルプランナーアシストシステム、【ONE－W】を導入、打合せ業務の効率化を実現している。実際に現場ではどのように活用し、効果をもたらしているのか。システム導入実例として、TPT鈴木大輔GMとPIEM宮城光一社長の対談を実施した（PR）。

施行の回復に合わせて導入
宮城「当社のONE―Wを導入してもらったのは、一昨年の12月1 日からとなります。」鈴木「施行日ベースでは、昨年の6 月からですね。当社としても、打合せシステムを入れるのは初めてのことでした。」
宮城「導入に至るまでの経緯はいかがだったのでしょうか。」
鈴木「引出物のパートナーに、こうしたシステムがあると紹介してもらったことがきっかけです。もともと来館予約から新規の見積もり出し、契約書の発行。その後に打合せを重ねながら、見積もりを随時更新し、施行1週間前の請求書発行まで出来る基幹システムは入れていました。もっとも、打合せのたびに必要となる見積もりの更新などは、プランナーの手打ちなどで対応していたため、ここをもう少し効率化できないかという考えが以前からありました。」
宮城「背景としては、コロナ禍が落ち着きつつあり、2022年には施行も回復してくる見通しがあったのでしょうか。」
鈴木「施行数はコロナで減少していましたが、2022年の夏～秋に関しては結構な数が戻ってくることが分かっていました。実際に23年3 月期は、コロナ前の100％に近い550組となっています。一方でプランナー数は、もともと15名という少数精鋭だったのですが、退職などで施行を担当できるのは当時10名程度とマイナス5 名。それまではいつ施行が戻るのかもわからない状態で、人員を補充することもできませんでした。また回復が見込めた2021年末時点で新たに採用したとしても、教育までには当然時間がかかりますから。施行プランナーにのしかかる負担が大きくなることを判断し、それならば打合せ、見積もり作成の部分を軽減しようとシステムを導入しました。」
宮城「TPTはもともと基幹システムを運用していたため、ONE－Wを連携して動かす仕組みを提供しています。セットで連携して活用してもらっている形です。運用はスムーズに対応できましたか。」

顧客は抵抗感なく活用
鈴木「打合せで実際に活用したのは2 月からとなりますが、プランナーもすぐに慣れたようです。PIEMの担当者に来てもらって、こまめに勉強会も実施してもらいましたから。プランナーにとっては、顧客が打ち込んだものと同期するだけですから、覚えることが少ないのも特徴の一つかと。またカップルへの運用の説明についても、契約時から専用のアカウントを持ってもらいながらすんなりと対応できています。」
宮城「運用が浸透するまでに、1 年程度はかかる会場もあります。特にもともとアナログで対応していた場合は、その分時間もかかります。その点では、違うシステムを使っていた経験もあり、流れ自体は分かっていたでしょうからスムーズに対応できたという印象です。顧客側については、画面の方も大きくアイコンで表示するなど分かりやすくしていますし、何より若いですから戸惑うこともなくスムーズに対応してくれます。もちろん配席のルールなど、基本的なことのレクチャーは必要ですが、どう触っていくかに抵抗はないと言えます。実際にシステムを活用することで、プランナーの業務負担の軽減についてはいかがでしょうか。」
鈴木「毎回の打合せによって生じる処理業務をシステム化したことで、30％程度は軽減できています。また当社では、セールスにも活用しています。サイトを使って、販売したいものをコントロールできるのはありがたい。新しいメニューをポップアップで見せることもでき、施行が近づいてきて見積もりの固まった2 人に対して、当日のブーケを加工しましょうといった表示もできますから。」

アイテム紹介の特集なども
宮城「サイト内で特集を組んだり、売れ筋ベスト10なども表示できます。時期に応じて、両親プレゼントといった告知を出す会場もあります。」
鈴木「それを活用することで、単価アップの施策にもなっています。これまではプランナーが対面で提案をしなければいけなかったのが、自動化ですべての新郎新婦に届けられますから。」
宮城「新人、ベテランのプランナーもいる中で、販売方法は統一されます。また顧客自身が入力、選択することで、プランナーの入力ミス、記録管理面で言った、言わないということも防止できるようになります。」
鈴木「それまでは手書きでメモをし、後で打ち込むというプランナーもいました。月に5 件の担当を持つと、同時進行で20組のカップルとの打合せとなります。さらに新規接客、施行もある中で、なかなか処理しきれませんし、当然後でメモを見返してもわからないことが出て来る。ある一定の入力を顧客が進めてくれることで、プランナーの安心感に繋がっています。」
宮城「打合せの回数自体は変更したのですか。」
鈴木「回数自体は最低でも4回と、以前に比べて変更はありません。ただ内容に関しては、結婚式の商品を説明する時間がサイトに置き換えられたため、その分パーソナルな打合せなどに移行しています。当社では2020年の5 月に、両親に新郎新婦との思い出を手紙に認めてもらい、挙式で読むオリジナル人前式を発表しました。現在受注率は全体の80%ですが、新郎新婦にヒアリングをして深堀りする時間と共に、両親にも挙式の説明や手紙を書いてもらう依頼が必要になりました。いわばパーソナライズの挙式づくりですが、現在その負荷に対応できているのも、打合せシステムの活用により全体業務が軽減されていることは大きいですね。」
宮城「現在、TPTは100%の施行で当社のシステムを活用してもらっています。」

会場全体でペーパーレス
鈴木「基本的に、ペーパーレスにしているため、ONE―Wを使うしかない状況です（笑）。以前は、引出物のパンフレットだけでも段ボールひと箱分あり、それを見てもらうために一組一組のカップルに送っていました。月に50箱作るのに数人で4 , 5 時間かけ、配送費もかかる。また毎回の打合せでその都度アイテムのパンフレットや案内資料など、重いものを持って帰ってもらっていて、自宅に配送してほしいとなれば当社で負担しなければなりませんでした。こうしたコスト減少分だけを考えても、十分に元が取れています。パンフレット印刷費が不要ということで、引出物会社と料金の交渉もできました。また送ったか送っていないかのチェックも重要で、仮に送るのを忘れていればクレームに繋がってしまう。それだけの資料を保管するスペース、管理しておくことにも手間がかかっていました。」
宮城「受発注も、紙ベースではなくシステムで管理しているということですね。方針を統一することでより効率化のメリットも高まっていきますし、ミスに対するプランナーのストレスなど目に見えない負担も軽減できる可能性も高まります。
(詳細はブライダル産業新聞紙面にて、2月11日号）