プランナーの人材不足に陥る会場が増えている中、業務効率化は見過ごせなくなっている。特に経験値の必要な打合せは、限られた人数での対応を余儀なくされており、いかに業務負担を軽減できるかは喫緊の課題だ。そうした状況下で、PIEM（福岡市博多区）のONE-Wシステムを導入する会場が増えている。各会場は同社のシステムを活用していかに効率化を実現しているのか。その対応実例を紹介していく。（PR）

①完全分業の現場をサポート
　同社のシステムはプランナーの様々な業務をシステム内でサポートしている。新郎新婦は結婚式準備のためのアイテム選択、席次表作成などを進めることができ、その情報は一元管理され受発注までを自動化する。人数の限られた中での効率的な運営を進める上で、バンケット数の多い施設では完全分業制を採用している。もっとも分業の場合新規から打合せ、当日と異なるスタッフが担当し、さらに様々なパートナー企業も関わることになる。各分野の打合せを効率的に進める上でも、情報を一元管理していくことは大切だ。　同社のシステムでは、新郎新婦自らアンケートに回答する機能、アイテム選択、打合せ状況の確認等も含めて一元管理。アイテムごとの打合せにおいても、この情報に基づいて進めることが出来れば、効率化を実現できる。
②リモート打合せの実現
　打合せに必要な経験値のあるプランナーが足りないという会場も多く、中途で採用しようにも難しい状況だ。そこで、ママプランナーを活用する企業も増えている。とは言え、子どももいるため、土日フルで現場に出社することは難しいという人も多い。そこで力を発揮するのが、クラウドである同システムの強みだ。IPアドレスを付与すれば、自宅のPCでも仕事ができ、リモートを駆使した打合せも可能となる。新郎新婦の準備状況を随時チェックできるのも、安心感を与えている。
③外部人材の業務負荷も軽減
　フリープランナー、業務請負に打合せを依頼するケースでは、1 件あたりの契約であることから、業務量が多くなればそれだけ外部人材の定着にも影響する。システムを活用することでリモート対応が円滑になり、出社しなければならない回数も削減される。また打合せの効率化によって、負担となる書類作成や打合せに向けた準備も軽減し、その分外部人材にとっても効率的な仕事を実現する。
　もう一つ、同社のシステムは全国700会場に導入されており、経験を積んだプランナーであれば、一度は使用している可能性も高い。イチから覚えていくのに比べて、時間をかけなくても導入メリットは生まれやすい。
④・少人数Wとの明確な区分け
　通常帯の結婚式が少しずつ戻ってきている一方、まだまだ少人数の比率も多い。打合せの仕組みを通常帯と同様に進めれば、売上に対する業務負担はどんどん悪化していく。プランナーの疲弊が積み重なると共に、収益も悪化するという負のスパイラルに陥る。大切なのは、少人数Wは通常帯と異なる対応をすることだが、それもシステムで解決できる。例えばオプションとして提供している、進行表の作成機能。これは新郎新婦自身が基本の進行表をカスタマイズして、作成する仕組みだ。
　通常帯の結婚式でも利用されているが、より力を発揮するのは少人数だ。余興や演出なども少ないため、新郎新婦自らも作りやすい。こだわり層の多い通常帯はこれまで通りに手間をかけつつ、単価の上がらない少人数は負担を軽減するという仕組み化のためにも、進行表作成機能の役割は大きい。
⑤調理場・サービスとの情報共有
　昨今、アレルギー情報の管理は重要だ。同システムは、席次に基づきバンケット指示書が自動作成され、その中にはアレルギーの有無等も記載されている。指示書を調理場に渡せばいいわけだが、二重チェックできるように調理長自らが管理画面で確認。もう一つは、オリジナルメニューの開発などの際に、新郎新婦の情報を把握する。志向や背景などを事前確認した上で提案をすることにより、満足度向上、単価アップを実現している。
(詳細はブライダル産業新聞紙面にて、8月1、11日号）