PIEM（福岡市博多区）は、プランナー業務支援システム【ONE-W】の展開によって業務効率化をサポートしてきた。同社の宮城光一社長とトッププランナー仁藤なお子氏が現場視点で語り合う今回のテーマは、前回に続き新郎新婦とプランナーのやり取りをサポートするBriefing Roomについて。

仁藤「パートナーもチャットに参加できることで、クレームの減少、顧客満足度アップに繋がってきます。実際にプランナーのやり取りの時間について、新郎新婦・パートナー間のラリーをしなければいけなかったのが削減できるのは嬉しい限りです。また、漏れもなくなると思います。プランナーは数多くの案件を抱えている中でも一つひとつのやり取りを、パートナーに漏れなく伝えなければいけませんから。それ以外にパートナーから、随時アドバイスするメリットも考えられます。新郎新婦への提案を、知識を持っているパートナーの立場から『もっとこういう風にできますよ』などと言うことによって、単価アップに繋がる可能性も出てきます。しかもプランナーが確認できれば、後々どんな提案をしたかを聞かなくても良いわけです。」

宮城「パートナーの時間の削減にも繋がり、実際に何かのやり取りを新郎新婦から直接なのか、それともプランナーを介するかでタイムラグも生じます。プランナーからの連絡が遅かったため、もっと早く教えて欲しかったといった事態も解消できます。」

仁藤「例えば、ペーパーアイテム作成の際にゲスト1人の名前を見て男性か女性か分かりにくい場合。これまではペーパー会社の質問をプランナーが受け、一旦新郎新婦に確認するという流れ。ましてや火・水曜日休みの会場であれば月曜日夜の質問の回答を木曜日まで待たなくてはなりません。こうした部分も、直接のやり取りでスピーディーに解決出来るのは、会場・パートナー両者の業務効率化になります。プランナーの中には事務処理も苦手で、締め切りを守らない人もいますから（笑）、確認のために2回も3回も問合せるということも無くなりますね。」

宮城「連絡がなかなか来ないと、パートナーにとっても制作や発注を待たなければならず、週末ギリギリまで溜まってしまうこともあるようです。その分、ミスの可能性も出てきます。」

仁藤「コロナ以降は年齢も若く、また経験も少ないプランナーがどんどん増えてきています。特に打合せでは、事務処理面で経験値も少なく、どうしても後回しになってしまいがちです。そうした状況を会社で確認すれば、随時指導も出来ますし、教育にも繋がります。」

宮城「Briefing Room機能は、プランナー側の画面で確認したかをチェックできるようになっています。会場によっては、それを確認する専門チームを設けていて、要は担当プランナーがキチンと返信しているかをリアルタイムでチェックしています。」

仁藤「やり取りの管理が出来るという点で、LINEよりも使いやすいですね。例えば、担当プランナーが急病になってしまった。仮に個人LINEを使っていればそれを確認するのも難しくなりますし、会社の携帯であってもその内容はいつのログなのかを探し出すのも大変。クレーム時には、全履歴を出してくださいと言われることもありますし、やはりオフィシャルで残しおくのは重要です。」

（詳細はブライダル産業新聞紙面にて、8月1日＆11日合併号）