PIEM（福岡市博多区）は、プランナー業務支援システム【ONE-W】の展開によって業務効率化をサポートしてきた。同社の宮城光一社長とトッププランナー仁藤なお子氏が現場視点で語り合う今回のテーマは、結婚式の準備における、新郎新婦とプランナーのやり取りをサポートするBriefing Roomについて。

宮城「ONE-WにはBriefingRoomという機能を設けていて、新郎新婦とプランナーがLINEのようにチャットでやり取りできるようになっています。LINEと同じように、ファイルを添付したり、写真を送ったりすることもできます。LINEとの大きな違いは、セキュリティの仕組みがしっかりしている点。例えば、JPEGの中にセキュリティに引っかかるようなデータが入っていた場合は、すべてブロックされる仕組みになっていて、セキュリティが担保された環境で会話ができます。」

仁藤「どのように使われているのでしょうか。」宮城「進行の確認や次回打合せについてなどの日程調整、また打合せ内容に対する新たな要望なども多いです。本当にさまざまな場面で利用されています。」

仁藤「個人LINEで新郎新婦とつながっている会場もありますが、正直プランナーにとってはプライベートのアカウントを使うことに抵抗感もあります。また会場の公式アカウントを使っている場合、返信についての決まりが明確でないと、夜間や休日でも返さなければとプレッシャーになり、未読、既読スルーなどの問題も発生します。」

宮城「チャットのできる機能をリリースしたのは約8 年前ですが、当時は使う会場と使わない会場に分かれていました。返事をしないといけない、見てくれているのかといった不安もありました。今ではほとんどの会場が、LINEよりも良いと使っています。」

仁藤「LINEは負担も大きいですし、やり取りの内容も他のプランナーが共有できません。本人しか分からないと、例えば何かあった時に引き継ぎもできない。また、LINEの場合、新郎新婦は今聞かなくてもいいかなという内容でも気軽に質問してきます。一方、システム内のチャットであれば、少し心理的なハードルは上がります。LINEのように何でも気軽に送るのではなく、本当に必要な情報をやり取りする場になるかと思いますね。とはいえ、メールほど堅苦しくはない。カジュアルになりすぎず、プランナーとしてもその距離感の方が運用しやすいと考えられます。」

宮城「利用しているユーザーの声を取り入れながら、機能を進化させています。その一つとして、現在はパートナー企業にも参加できるようにしています。グループLINEを組むイメージで、プランナーがグループチャットを作成し、そこへ誰を参加させるかをプランナーの権限で設定する仕組みとなっています。例えば、新郎新婦から装花のボリューム感が気になっていると質問があった場合、プランナーが確認しますと返答し、花店へ連絡、花店から回答を受けそれを再び伝えなければならない。こうした手間も、チャット内で花店に参加してもらえれば、その場で直接回答できます。」

仁藤「例えば、パートナー企業が独自の特典を案内していたとしても、プランナーに伝わっていないケースもあります。それも情報共有できるようになったのはメリットも大きいですね。」

（詳細はブライダル産業新聞紙面にて、7月1日号）