PIEM（福岡市博多区）は、プランナー業務支援システム【ONE-W】の展開によって業務効率化をサポートしてきた。同社の宮城光一社長とグッドウエディングアワードでグランプリを獲得したトッププランナー仁藤なお子氏が現場視点で語り合う今回のテーマは、システムを導入したことのない会場でも、ストレスなく導入を実現するサポートについて（後編）。

宮城「導入以前までシステムを活用したこともなく例えば、Excelで管理していたような会場の場合には、スムーズな運用まで3 ヵ月程度はかかります。その期間については当社のスタッフを派遣して研修を実施しています。まずは触って使って慣れてもらうところからスタート。ただその時点では、何が分からないかも不明の状態ですから、その後4 ヵ月目にフォローアップ研修を実施しています。2 段階でサポートしていく流れになっています。」

仁藤「サポートセンターもありますから、分からないことはその都度連絡すれば、すぐに教えてもらえるのは有難いです。」

宮城「サポートセンターへの問合せに関しても、始めの段階ではほとんどなく、実際に使い始めてから連絡が来るようになります。ただ質問内容は、それほど難しいものは少なくて、実際に一番多い問合せはパスワードを忘れたから確認して欲しいと。あとは会場のレイアウトを新しくしたので、追加したいなど。実際にこうした部分に関しても、会場側の管理画面を活用すればその場で対応できるのですが、マスタを管理している人が慣れてない段階では問合せが来ます。」

仁藤「実は、昨日サポートしている会場プランナーからシステムに関する問合せの電話をもらいました。そこで話したのは、会場のトップだからとマネージャーなどをシステム担当窓口にするのではなく、もう少し柔軟性を持って、得意な人を年齢関係なく担当にするのも良いのではとアドバイスしました。上の立場の人ほどシステムが苦手で、しかも本当に必要なものを自分の感覚でジャッジしてしまいがちですから。」

宮城「確かに若い世代のスタッフがまずは使いこなせるようになってもらって、それをみんなに教えられるようになれば導入から運用までスムーズな場合も多いですね。」

仁藤「重要なのは、最初の話を聞く窓口担当がシステム自体にアレルギーを持っていると、印象も大きく変わってしまいます。本来効率化をもたらすのに、運用までの面倒さばかり主張してしまうなど。またプランナー分業制の場合には、新規接客担当よりも、実際に準備を進めていく打合せの人の方が、システムのメリットを良く分かっているからこそ、担当にしてもいいのではと感じます。ところで、ONE-Wは長年使っているプランナーも増えてきています。そうなると問合せ自体もほとんどない状態になっていくのですか。」

宮城「問合せのレベルが変化してきて、こういう使い方をしてるといった話や、当社の開発目線で役に立つ質問も出てきます。例えば現在はゲストリストの横に受付担当、アレルギー情報、乾杯の挨拶など印をつけていますけれど、これも会場の使い方をヒントに機能を加えていった形です。どんどん使いこなしていくと、現場で様々なアイデアが生まれ、当社も参考にしています。」

（詳細はブライダル産業新聞紙面にて、5月1日号）