結婚式の見積書を作成するのに、幾つの工程があるか考えたことはありますか？複数のシステムへの入力、印刷、マネージャー承認…。

どうしても複数のシステムにダブル・トリプル入力をすると、人的ミスは発生しやすくなりますし、ミスを極限まで減らすための努力の結果、カップルへの見積書のお渡しが遅くなってしまうというケースも見られます。見積もり作成は、プレッシャーのかかるストレスフルな仕事の1 つですよね。見積書の作成で待たされること、そして不明瞭な明細は、カップルの不満にもつながるので、ぜひ解決したいものです。

部分的な業務システムが複数あることで、ダブル入力とチェックが発生するのは仕方がないこと。そこで私たちは、極力システムをAll in oneにするのを推奨しており、結婚式の見積書をダブルチェックなしで自動作成できる仕組みを開発しました。それにより、商品登録、カップルが商品を選ぶ画面の表示、プランナーからパートナー企業への発注、見積書への反映、入金管理が一元で操作・管理可能です。また、システムを一元化することで、リアルタイムで見積りを反映できるので、カップルを待たせることも最小限となり、不満の“種”を解消できるようになります。

当社では、このシステムの実現のために、式場の取引先のパートナー企業へのヒアリング、説明も実施。今までなかなか実現が難しかったブライダル業界のDX・IT化は、式場・カップルだけでなく多数かつ他業種のパートナー企業という多くの“登場人物”がいる中で、どこかをIT化してもどこかでアナログ管理が必要となり、結局ダブル管理をせざるを得ない状況に陥っていると言えます。一方で、式場の経営層・マネージャー・現場・経理・パートナー企業など、全ての業務に関連する方に話を伺うと、意外と解決できることも分かってきました。とはいえ、見積りに付随する変えられないシステムや業務がある場合は、現行システムや業務との組み合わせを上手くすることで、見積書にかかる時間とストレスを大幅に削減しています。

そのほかにも、カップルからよく質問がくる内容を自動でお知らせする仕組みを設けており、問合せや案内にかかる時間を削減するといったシステムも作っています。

見積書、お客様へのご案内工数の削減に少しでもご興味あれば、ご相談ください。

（詳細はブライダル産業新聞紙面にて、4月11日号）