「プランナーを採用できても定着しない」という声も多く聞かれる中、働き方改革は多くの式場が取り組むべき喫緊の課題だ。システム開発のエスキュービズム（東京都港区）は、プランナーとカップル、パートナー企業を繋ぐプロジェクト管理ツール【ブライズノート】を提供。ブライダル事業推進室室長・遠山純生氏に、システムの詳細や導入後の働き方をどう変えられるのか、あわせて来年リリース予定の新サービスの話を聞いた。

――2022年から提案をスタートした『ブライズノート』ですが、システムの具体的な機能と使い方は。
遠山「プランナーとカップル、提携先企業の三者間を繋ぐプロジェクト管理ツールで、施行ごとの顧客ファイルをシステム内で管理していくイメージです。例えば発注書。システムを導入していない企業はFaxで受発注するケースが多いかと思いますが、当社サービスは作成した発注書をシステム内にドラッグ＆ドロップするだけで、提携先でもすぐに確認できるようになります。また、『受信しました』とRe:Faxをするケースもあるようですが、確認漏れを防ぐために更新通知機能を設けており、これをクリックするだけで該当するパートナー企業は漏れなくチェックできる仕組みです。受発注以外にも、例えばカップルから『こんなブーケにしたい』という、スクリーンショットなどの画像をシステム内に入れ込むことも可能。プランナーをはじめフラワー企業、衣裳会社など該当者は、そのイメージをシステム上ですぐに確認できます。こうしたそれぞれの案件はテンプレートをあらかじめ作っておけるため、都度ゼロから作成する手間も不要。受注が決まり、プロジェクトをスタートすると同時に関連メンバーとテンプレートをセットさえすれば、すぐにメンバー間での情報共有が叶います。『システムは苦手』というプランナーも多いと耳にしますが、導入施設には15～20分ほどの説明で十分という、直感的な操作性も好評。アプリも用意しており、カップルのUI／UX向上にも務めています。」
――情報共有をシステム上で容易にできるようになったことで、「作業効率がアップした」という声も多いそうですね。
遠山「チャット機能も設けており、例えば新郎新婦と衣裳会社で、試着の日程を直接決められます。プランナーが間に入り試着の日取りを決めるとなれば、空き状況の確認などにどうしても時間を費やすことになってしまい、こうした積み重ねで残業に繋がるケースもゼロではありません。また、新郎新婦のやっておくべきこと、いわゆる“宿題”も、システム内で共有。例えばカップルが、『次の打合せまでに何をやればいいんだっけ？忘れちゃったから担当プランナーにメールで聞いておこう』となれば、一度説明した内容であっても、返信に時間がかかってしまう。こうした事務作業は効率化を図れるポイントですので、『次回打合せ○月△日までに、これとこれをやっておいてください』ということもシステム内に記載しておけば、時間短縮に繋がってくる。実際に導入施設からは、『新郎新婦からのちょっとした質問を受ける数が圧倒的に減った』と、嬉しい報告も届いています。」
――利用に際して、月額料などは。
遠山「1 プランナーあたり月額6600円と、リーズナブルな金額設定も好評。大規模な基幹システムを入れるとなれば一定の予算は必要ですし、また導入にあたって式場側も担当者をアサインする必要が出てきます。一方、当社のシステムは20分程度の説明ですぐ使えるようになりますし、フリープランナーなど1 人からでも手を出しやすい金額にしています。施設と提携するパートナー企業やカップルはもちろん無料で、初期費用もかかりません。解約の縛りもないため、例えば1 ヵ月お試しで利用してみることも可能。もっとも、これまでの解約率はゼロとなっており、この数字から高い満足度に繋がっていることがうかがえます。また、少人数ウエディングの増加に伴い、施行ベースで料金の発生するシステムの場合、列席者数によっては利用は厳しくなるケースもあるかと思いますが、月額制のためこの点も好評となっています。」

―来年には新サービス【ブライズシート】をリリースするそうですね。具体的な内容は。
遠山「招待客名簿・席次表、引出物集計システムで、新郎新婦が招待客リストを入力し、テーブルプランに合わせて配席できるシステムです。それに紐付け、例えば新婦友人は引き出物A、家族には引き出物Bなどの贈り分けのほか、アレルギー情報などもシステム上で管理できるようになります。リリースは来年1 月を予定しており、すでにティザーサイトもオープン。10月からは事前登録もスタートしています。『ブライズシート』に関しては、全ての機能を無料で使えるようにしたのもポイント。既存の『ブライズノート』が好評ですので、まずは無料で使える新サービスを知ってもらい、ゆくゆくはプロジェクト管理ツールの方の導入も検討してもらえたら嬉しいですね。」
――こうしたシステムの導入と活用は、スタッフの定着率にも影響があるかと。
遠山「実際に導入企業からは、『残業が減った』、『事務作業の効率化で担当件数を多く持てるようになった』という声もあがっています。施行繁忙期などは特に業務時間外に事務処理をするケースも多いようで、体力的・精神的に負担となり、結果として転職も頭によぎるのは当然かと。働き方を見直す上でも、システムをうまく活用していくことは重要です。特に経営層はこのことを改めて理解し、どう対策を打つのか、すぐに考え着手すべき課題の1 つと感じています。」
（詳細はブライダル産業新聞紙面にて、11月11日号）