新規接客も1時間前後

――今回、TAIANのシステムを導入した経緯は。

鳥山「会費制のカジュアルウエディング会場として、【タイパよく、コスパよく、センスよく】を掲げています。それを実現するためにも、顧客との表の部分ではクリエイティブに考えていく時間を作りながら、後ろの時間にかかってる部分を減らしていくのは大切なポイントでした。そこで、これまで分かれていた新規、打合せ、施行のシステムを一元管理するのが前提条件でした。そのほかに、価格の透明性を担保するために、来館前から顧客自身で見積もりをシミュレーションできるオープンサイトを作りたいと考えていました。さらに顧客、会場、パートナー企業間でのやりとりを、チャット機能を使ってパソコンがなくても携帯でできるということも必要で、この3 点についてTAIANのシステムと合致しました。特にWEBとアプリの中で様々なやり取りが完結したことにより、目指していたペーパーレスを実現できたのは大きいです。また契約時の電子署名の仕組みも魅力的でした。その結果として、検討、事前見積もり、来館、成約、申込書、契約、打合せ、施行と全てが繋がり、カジュアルW会場として理想的な一元管理を実現しています。」

――システム活用によって、新規接客のオペレーションも変化しているようですが。

鳥山「オープンサイトで顧客の作成した見積もりを、プランナーも確認できます。会費をいくらで考えていて、どのドレス、オプションを選んでいるのか。つまり、接客時に改めてヒアリングをする必要がなくなり、その分新規の時間は1 時間～ 1 時間半になっています。その情報をもとに、新規段階で会場を使ったらどんなふうにできるかという提案まで進めるというメリットもあります。見積もりを作成して来館するのは、全体の70％にまで達しています。」

――打合せ回数の変化などについてはいかがでしょう。

鳥山「回数については、2 回としています。通常婚礼であれば、大体4 、5 回。さらに1 回の打合せで2 、3 時間程度かかるわけですが、当会場では毎回1 時間半前後になっています。もともとUNWEDDINGでは会場に合わせた商品設計、打合せ設計をしているため、決めることも少ない。花もなく、司会者もいませんから。また【Oiwaii】のチャット機能もすごく便利で、メールよりハードルは下がり、事前に質問を受け付け回答できるのは大きいですね。」

鳥山「1 回目の打ち合わせで決めることは、招待状の作り方を伝える程度です。他には次の打合せで進行を決めるため、進行表を用いながらどういうゲストが来るのか、ゲストとどう過ごしていきたいかという前段に触れながらヒアリング。またドレスショップの予約をしてくださいなど、伝達事項を説明しています。2 回目の打合せで進行の内容を詰めていくときに、オプションをどうするかといったことを決めていきます。もっともオプション自体、30個程度と選択肢も少ない状態で、またオプション一覧を新郎新婦にファイル共有していて、事前に気になるものはチャットで教えてもらいます。基本的には、会場でゲストと過ごす時間を重視するという部分に共感してもらっている新郎新婦が多いため、そこまで商品が必要ないのは大きいです。ちなみにドレスのラインナップも10パターンしかありませんし、さらにドレスショップへの導線専用のチャットも作成しています。私達はショップと顧客のやり取りを見ながら、状況把握しています。」

――プランナーの業務時間は削減されますね。

鳥山「婚礼にかける時間は確実に減少しています。ただプランナーは結婚式だけを担当しているのではなく、イベントプロデューサーの名称で、MICEも担当しています。実際に宴会は100件程度施行していて、平日の稼働率は4 割にまで達していますから、婚礼で削減した業務時間はMICE対応に充てているイメージですね。その他にも商品開発、プロモーション、当日にはサービスも担当します。というのも、安価な結婚式を手掛けるにあたり、安かろう、悪かろうでは評価されないだろうという考えがありました。通常であれば当日のサービスは社員1 人～ 2 人、それ以外はアルバイトか配膳会社に依頼しての対応になりますが、施行品質を高めるために自分たちで施行も担当しようという考え方です。打合せなどはコンパクトになっても、施行に近いサービス、PAや料理セッティングなどにも対応するため、業務時間の削減というよりは、働く範囲が広がっているイメージです。」

（詳細はブライダル産業新聞紙面にて、5月21日号）