リクルート主催のGOOD WEDDING AWARDにおいて、2022年グランプリに輝いたフリープランナー・仁藤なお子さん、2023年準グランプリのオワゾブルー山形（山形県山形市）松浦玲奈さん。2人のトッププランナーは、結婚式準備システム【ONE-W】を活用することによって、プランニング力が確実に向上すると語っている。同システムを展開するPIEM（福岡県福岡市）の宮城光一社長を交え、トッププランナーから見たシステムに対する評価、未来のプランニングはどういったことが予想され、どのような機能を求められるかについて語り合った。 （PR）

プランニング向上の時間を作る

情報を共有しアドバイスをする環境に

事務作業を効率化

宮城「お二人には、【ONE-W】を活用してもらっています。」

仁藤「現在はフリーランスとして各式場に入り、自ら担当を持ちながら教育も含めて対応しています。【ONE-W】は、サポートしている式場でも使用していますし、もともとは約10年前、式場所属時代から使っていました。システム導入によって、プランナーの仕事は一変したという印象を持っています。それまでは、プランニングよりも、処理のウエイトが非常に大きく、良い結婚式を創りたいから、結婚式の内容について時間をかけたくても、それ以前に引出物の発注や席次表を紙に書くなど、とにかくミスをしてはいけない作業で頭はいっぱい。チェック業務に、それこそ70％の時間を割いていました。システムを使うことによって、正確かつ、チェック業務が不要になり、プランニングに力を入れられるようになっていきました。業務効率の部分はもちろん、『ウエディングプランナーの仕事をしている！』というモチベーションの変化は1 番大きかったと思います。」

松浦「当社では、昨年の春から導入しています。実際に使ってみて、一つは業務効率が格段によくなりました。例えばこれまでは新郎新婦に、最初の招待状の名簿のリストアップ、席次表、バス乗車の名簿など何度もゲストの名前を書いてもらわなければならず、一つでも漢字の間違いがないよう、プランナーは全てをチェックしていました。そうした作業が無くなっただけで、負担は大幅に減っています。その減った分で、二人に向き合う時間をこれまで以上に作れています。また引出物などもシステムを使って選べるようになり、単価アップにも繋がっていると感じています。」

宮城「GWA受賞者ということでプランニング力が評価されていますが、業務量の多い状態でプランニングはなかなか突き詰められないものでしょうか。」

仁藤「最初に入社した時代は、残業も当たり前だったのに対し、今は働き方も大きく変わっています。限られた時間の中で効率的に働く必要がある今、マストの仕事は期日に間に合わせる、ミスをしないことに尽きます。そこをクリアした上で、余った時間でプランニングしていく。それを逆転させるためにも、プランナーとしてシステムは本当に必要だったといえます。」

松浦「それは同感で、事務処理に追われ、終わってからようやく新郎新婦のことを考える時間。ただ、その時点で既に残業になっていたわけです。働き方改革の今、会社的にも早く帰らなければいけないため、自ずと費やせる時間はどんどん少なくなっていく。システム導入によって、本来大切な部分にウエイトを置けるようになりました。今までは、プランナー個人で担当顧客を見ていたのに対し、時間を作れたことで例えばチームの他のメンバーの打合せ状況も確認し、お互いに話し合う機会もできています。先輩が後輩のプランニングを見てあげる、時間の余裕ができるようになったと感じています。」

宮城「それぞれの新郎新婦の進捗状況を、システムで確認することもできます。」

松浦「例えば後輩から、ここはどうすればいいですか？という相談をされた時、これまでは書類を全部出して履歴を追わなければ分かりませんでした。今はシステムを見ると、何でここがこうなっているのか一目で分かり、コミュニケーションも取りやすくなっています。」

仁藤「私は様々な式場でプランナー教育も担当しているため、1 人ひとりの能力によって異なるペースを把握しなければなりません。システムによって一目で確認できれば、教える側も、教わる側もスムーズになりましたし、滞っている部分もすぐにクリアに出来る。正しい情報をスピーディーに把握することで、的確な指示が可能です。」

宮城「システム導入によって、作業負担が解消した時間を、どう使うことで良いプランニングに繋げていくのでしょうか。」

仁藤「私の場合は、システムを使う部分と、プランナーの介在する部分を明確に分けています。打合せの工程に落とし込んで、この日は二人のパーソナルな部分を徹底的に聞く、この日はシステムで決めてもらったことを一緒に確認しながら事務的な対応を進めると。行き当たりばったりにならないよう、段取りを組んで、打合せのスケジュールに落とし込んでいます。」

宮城「ヒアリングを重視しているようですね。」

仁藤「大切なのは、二人の人生のヒアリングです。事務的なことは、打合せの始まる前から【ONE-W】のシステムで進めておいてもらうことで、最初の打合せは事務的なことは一切せずに、二人のことを知るだけの日に充てられます。二人の人生を丸ごと受け止め、結婚式をどういうものにしていこうかと、初回の打合せ段階から入れるため、良い結婚式という部分にスムーズに繋がっていきます。」

松浦「私も、初回の打合せは、90％がヒアリングです。また先ほども言ったように、効率化で先輩後輩のコミュニケーションもそうですし、プランナー同士のミーティングの機会も頻繁に作れるようになりました。キッチンをはじめ、会場各スタッフとのショートミーティングなども含めて、一つひとつを積み重ねられる時間が生まれたことで、トータルで良い結婚式に繋がっているかと思います。」

宮城「どんな結婚式にしたい、どんな人生を歩んできたか、二人がどういうきっかけ結婚したかなどのヒアリングを、システムで実装できないかという相談も受けます。人が対面で聞くことによって得られるものと、システムで対応できる部分の切り分けはどう感じていますか。」

仁藤「正直、社歴や、経験の浅いプランナーは、二人に書いてもらったものをベースにヒアリングをしていった方が、一定ラインまで把握できます。その点では、事前に回答してもらっておいた方がいいかなと思います。一方で長けているスタッフは、例えば新婦への質問に対して、『これ答えていい？』と新郎の顔色を窺っているなど、様々な表情や仕草をキャッチして二人の関係性、どこまでお互いに話しているのかを把握していきます。いわば、ヒアリングからにじみ出るものをキャッチし、その温度感や2 人の様子から様々な仮説を立て、そこからヒアリングを深掘りします。それぞれの経験、能力に合わせた使い分けは大切でしょう。」

松浦「当社でもヒアリングシートを、システムに取り込んでもらい、事前に回答できるようにしてもらっています。ただ紙を使うメリットもあって、文字の書き方の癖、キーワードをどの辺りに書いているかにより、投げかける質問は変わります。システムに入っていると、そういうところは見えないですから。もちろん経験の浅いプランナーに対して、システムで回答してもらった内容をもとに、『ここを聞いた方がいい』などの事前アドバイスもできますし、そこは相談をしながら進めています。」

宮城「今後システムに期待することはいかがですか。」

仁藤「プランナーの介在するプランニング以外のところを、いかにプランナーの手を離れてシステム上で解決できるかというところに興味を持っています。例えばシステム内でAIチャットを使い、席次表の書き方、招待状の文例、花嫁の手紙の参考事例を教えてくれるなど。」

松浦「新郎新婦からすれば、分からないことは営業時間外や定休日でも思いついた時に問合せをしたいものの、連絡は取れません。サポートセンターを設けていても、今の人たちは電話自体苦手で、そうなると次の打合せのときにまとめて質問を持ってきて、その回答だけで時間もかかってしまいます。AIチャットにいつでも聞きたいタイミングで質問を投げかけ、その回答が出てくれば満足度も高まると思います。」

（詳細はブライダル産業新聞紙面にて、9月11日号）