ゲスト情報を管理する席次表

皆さんこんにちは。TAIANの米倉です。私たちは日々、ブライダル事業に潜む「ムダ」や「ムリ」を、デジタルのチカラを使って解決する仕事と向き合っています。今号では、席次表を使って、デジタル・トランスフォーメーション（DX）をしてみましょう。

結婚式準備においてカップルが作成る席次表は、婚礼事業者の皆さんと招待ゲストを繋ぐ、重要な役割を果たしています。ゲスト情報は席次表からほぼ得ていると言っても、過言ではないでしょう。そんな席次表ですが、結婚準備段階においてはまさに“ラスボス”（笑）！「結婚式まであと少ししかない！」と時間に追われているカップルにとっては、そう感じている方もいるのではないでしょうか。

近年では事業者側の努力により、席次表も紙や表計算ソフトの利用から、席次用クラウドサービスにシフトしてきています。デジタル化が進んできたのが見て取れます。クラウドサービスの登場によってカップルの準備は非常に向上しました。

・招待客リストの入力

・入力されたゲストの出欠管理

・出席者をドラック＆ドロップで簡単配席

・出席人数の集計

・引出物の選択集計

など、席次表準備にかかる時間は、大幅に削減できるようになりました。これに伴い、プランナー業務も集計や商品確認をしやすくなっています。一方で、システムが増えすぎたことによるデメリットも見受けられます。例えば、カップルとの打合せの度に、複数のシステムへログインし、全てのシステムで同じカップルを検索、見比べながら必要情報を入力する。折角のデジタル化も、日々カップルと向き合っているプランナーにとっての、実際の効果はどうでしょうか。

業務効率を考えて入れたはずのシステムが、データ連携されていないだけで二度手間の“負”が発生しています。そこで、結婚式準備に使うシステムがデータ連携されていれば、事業者側にもっとメリットをもたらせてくれるのでは？と考えました。

TAIANの提供している席次表のシステムは、

・「お客様名」「挙式会場」「披露宴会場」「時間」など必要データが連携され自動設定される・出席者データがWEB招待状から連携されている

・「出席人数」「引出物商品」などの情報と数量が見積もりに自動反映される

・欠席が起きた場合も欠席の方に紐づく商品をまとめてキャンセルできるなど、プランナーの行う処理をほぼ自動化し、生産性の向上を実現できています。

システムには入力する事が必要ですが、この入力されたデータをどう利用していくかは、しっかりと考えなければなりません。誰が入力するのかを考えた時、今までは自社スタッフが入力するのが当たり前でした。カップルから預かった情報を、プランナーの手で自社システムに入力する今の仕組みを、今後は変えていくことが求められていると言えます。

カップルが席次表を準備する際に入力している情報は、プランナーが再び入力する事がないように、当社はカップルの利用するシステムから共有してもらう仕組みも出来上がっています。先月お話した招待状と組合せると、さらに生産性の向上が加速します。

集客、成約、打合せとそれぞれのフェーズにて、それぞれのシステムに様々な情報がインプットされています。その情報をプランナーの皆さんが精査し、再度入力している場面、たくさんありませんか？システムを随時見直し、より働きやすい環境を整備していくことが重要と言えるでしょう。

（詳細はブライダル産業新聞紙面にて、10月1日号）