PIEM（福岡市博多区）は、プランナー業務支援システム【ONE-W】の展開によって業務効率化をサポートしてきた。同社の宮城光一社長とトッププランナー仁藤なお子氏が現場視点で語り合う最終回。ブライダルの業務が大きく変化し、業務委託によるフリープランナーの起用が増えている今、システムの果たす役割も変わっている。業務効率化を長年支えてきたその歴史を強みにしながら、フリープランナーの管理面でも大きく貢献できる可能性とは。

宮城「ブライダル業界では一体型のシステムも次々に登場している状況ですが、当社は特に集客をカバーするシステムとの連携によって強みを生み出しています。昨今の一般大手企業のシステム問題を見てみると、一部の機能の不具合によって全体が止まってしまい、大きな損失となっています。システム各社の連携であれば、部分的な回避が可能となります。例えば見積もり機能に不具合が生じたとしても、別は動いているため業務全体がストップすることはありません。それは一つの強みだと言えます。」

仁藤「大手ブライダル企業の中には、自前でシステムを開発している企業もあります。基幹は自社だけれど、プランナーの打合せの部分について、業務の変化に応じて変えていこうというケースもあるわけで、そこにリソースをかけられなければその部分はお願いしようみたいなこともあるかと思います。一体型で全てを変えるとなると、それこそ集客の部分から会社ルールをシステムに応じて変更しなければならない。その点では、ONE-Wは連携できるシステムであるからこそ、すぐに課題を解決できるというメリットはありがたいと考えられます。」

宮城「恐らくシステム全体を変えるとなれば、準備、開発、オペレーションの改善も含めればスタートまでに1 年以上はかかるでしょう。そうなるといざスタート段階では、せっかく新しくしたのにまた業務改善が必要ということも出てきます。」

仁藤「今特に困っているのは、プランナーの打合せと、新郎新婦との連携の部分に対するスピード感という会場は多いです。そこで部分的に導入できるというのは、プランナーの悩みを簡単に解決できるとも言えます。特に中小会場では予算面からも、全体をひっくるめてというより、スポットで業務効率化をしたいという考えも強いですから。また、もう一つのONE-Wの強みとして、やはりシステム提供の歴史の長さもあると考えています。それだけ、使い慣れている現場プランナーも多いのは事実です。」

宮城「システム提供を開始してからもう20年になりますし、全国のプランナーに使ってもらえるよう、47都道府県の地方独特のルールに対応してきました。見積もりの組み方一つとっても沖縄、北海道でルールは異なり、北陸に行けば引出物関係で7品、東海地方では名披露目がある。こうしたエリア毎のカスタマイズによって、全国のプランナーの使いやすさを追求してきたわけです。」

仁藤「私もフリープランナーとして色々な式場に入っていて、そこで過去どこのシステムを使ったかと聞けば、圧倒的にONE-Wを通ってる人が多いです。今は別のシステムであっても、『ONE-Wではこうだった』とある意味基準にもなっています。その実績は、例えばプランナーが転職する、それこそフリーランスで入った場合にも大きく影響してきますし、ONE-Wであれば安心して使うことができます。この安心材料は凄いことですよ。そもそもシステムは、斬新なものが出てきているわけでもありませんから、そうすると使い慣れたものでと考えるのも自然の流れだと思います。」

複数の委託先への対応

仁藤「と言うのも、今打合せを外部に業務委託するケースは増えていて、委託先に所属している、または個人で契約したフリープランナーが式場で働いています。つまり社員以外の人が、式場のシステムを使う機会は確実に増えていて、その時に使い慣れているかどうかは重要。また、自社の社員でないプランナーの打合せ状況が、式場のルールに則っているかを確認しなければならないわけです。それこそフリープランナー時代の、新たなシステムの役割でもある気がします。」

宮城「会場毎にToDoを設定できますし、もし対応していない場合にはアラートで知らせます。つまりフリープランナーの進捗状況を確認しながら、忘れていたなどのミスを防げるようになっています。ただ会場によっては、衣裳、花、司会といった外注に対して、セキュリティ面から顧客データの中で一部しか見せないという対応をしているところもあります。その点、フリープランナーに対してはどうでしょうか？」

仁藤「業務委託の場合であっても、契約によってシステムを使わせている式場は多いです。と言うのも、業務委託先はA社だけでなく、B社、さらに個人のCさんと複数の場__合もあります。A社、B社、Cさんはそれぞれの働いてきた会場も違えば、当然やり方が異なるため、自由にやらせていると収拾もつかなくなってしまいます。式場側は結婚式作りのルールを設け、それを遵守しているかどうかを確認しなければならず、それこそこれからのシステムの役割でもあります。きちんとToDoがあり、抜けている場合にはアラートで知らせる。実際に業務委託の場合、式場の社員からの指揮命令は出来ませんから、だからこそキチンとチェックしながら、もし抜けていれば委託先企業の社員に伝え、指導してもらわなければなりません。しかもフリープランナーはある程度経験のある30代以上が多いからこそ、そうした世代の使い慣れているONE-Wにとっては追い風なわけです。」

宮城「委託先の会場のシステムを使うという前提である以上、仮に一度も使ったことがないと確かに業務的に大変な面はあるかと思います。またONE-Wはそれほど複雑ではないため、すぐに使い慣れるのも一つの武器かもしれませんね。」

仁藤「社員以外に、委託先のフリープランナーの実務もキチンと進めているかを管理しておかなければならない。そのためにシステムが必要となるものの、そのフリープランナーが使えないかもしれないという可能性は今後の課題でもあるかと思います。だからこそ、プランナー業務支援システムを20年展開してきた先行者メリットと、経験者が多いというメリットは大切だと思います。」

（詳細はブライダル産業新聞紙面にて、9月1日号）