連載２ 回目の今号は、当社で展開するプロジェクト管理ツール『ブライズノート』を使った、打合せの効率化と働き方改革のお話です。

プランナーの皆さんはカップルと打合せする際、決定事項や演出のヒントになりそうなエピソードなど、様々なことをメモしているかと。PCのメモ機能を使う人もいれば、ノートに手書きする人など、様々なやり方があるはずです。

以前耳にしたのは、打合せ後にそのメモを清書し直し、カップルにメールで共有するケースがあるということ。業務時間中に接客が続くような日は、就業後にようやくメモの清書を始められるということでした。

簡易的ではありますが、ここで改めて『ブライズノート』の紹介を。プロジェクト管理ツールとして①プランナー、②パートナー企業、③カップルの三者間を繋ぎ、システム上で情報を共有できるものになっています。決定事項などをシステム内にどんどん入れていくことで、ミスなく情報共有が簡単にできるというツールです。

そのうちの機能の1つが、打合せメモ。接客中にカップルとの会話で重要なポイント、決定事項などをリアルタイムで直接入力していくことで、その後のメモの清書も不要に。カップルもアプリからログインすることで簡単に打合せ内容の振り返りができ、双方にとってメリットも大きいわけです。

１ 件だけならまだしも、週末に3 件の打合せが入っているとなれば、メモの清書だけでも相当な時間を要します。実際に当社システムのメモ機能を活用している式場からは、「大幅な時短に繋がった」という嬉しい声も聞かれています。

もう１ つ重要なポイントは、打合せ内容がブラックボックス化しないこと。プランナーの中にはカップルとLINEでやりとりするケースもあるそうですが、仮にそのスタッフが急遽入院となり誰かに引き継ぐ必要が出た時、これまでどういった打合せをしてきたか、個人LINEは見ることができないわけです。結果として担当を引き継いだスタッフの負担も大きくなり、カップルとしても「これ前に話したのに…」と、信頼度を損ねることにも繋がりかねません。

また、個人アカウントを使ったLINEのやり取りは、公私混同してしまうケースもあるでしょう。オフの日でもカップルからメッセージが来れば、休みの日も返信せざるを得ない。結果プランナーの精神的負担は大きくなり、最悪の場合退職となる可能性もゼロではありません。

メモ機能をうまく活用することで、様々なメリットが挙げられます。人手不足の今、改めて働き方を見直す機会にしてもらえればと思います。

（詳細はブライダル産業新聞紙面にて、12月1日号）