皆さんこんにちは。TAIANの米倉です。今号の連載では、当社のシステムでの活用の事例、特に『業務の連動性』を主なテーマに、プランナーのそもそもの業務とは何かを改めて考察していきたいと思います。

結婚式の提案に関して必要な書類の1 つが『見積書』。どの式場、どのカップルにおいても、金額を明示するためには欠かせないものとなっています。

割引が適用されるタイミングなど、皆さんは1 施行あたり何度見積書を作り変えますか？仮に1 回につき10分を要するとし、4 回作り変えるとなれば40分。施設全体の施行件数を掛ければ、かなりの時間を見積作成に割いていることが改めて分かります。

見積書の内容が変わるタイミングの1 つが、アイテムの追加・変更など。当社システムを導入するある企業からの声として、「カップルが（結婚式準備のために）順を追って入力するデータが、結果として見積作成に関する業務軽減に繋がった！」という声が上がっています。

これまでの結婚式準備に関しては、ゲストのリストアップを“宿題”としてカップルにお願いし、その後は同時並行で招待状の発送、カタログの中からギフトを選ぶなど、各コンテンツの準備進んでいくイメージです。一方で、当社の展開する『Oiwaii Produce』は、まずはオンライン招待状を作り、その招待状を基にシステム上でゲストを配席、その後も引き続きシステム上でギフトを選んでいくといった流れ。要するに、Aの作業が完了したらBに、Bが終わればCに、というように、作業が連動するイメージです。

ではこのメリットは何か。ブライダル業界において、見積書を作るのはプランナーのタスクの1 つという考えが一般的かと思いますが、当社システムのようにカップルが選んだアイテムが、その後自動的、かつ連動的に見積に反映されれば、見積書を作る・書き換えるというプランナーの工数を、大幅に削減できることになります。数字や個数などをチェックしてから、見積をカップルに提示するのは当然かと思いますが、人間である以上ミスする可能性はゼロにならないのも事実。システム内から自動反映できれば、ミスを防げるようにもなります。

また、導入企業から好評なのが、完成後の見積書をベースにした発注作業の容易さ。そもそもアイテム発注という業務は、見積書を基に行われるわけですから、ここでもA（見積作成）→B（発注）という、2 つの業務の一連の流れがあることが分かります。

現在のブライダル業界は、この業務の連動性をあまり考えられてないのも事実かと思いますが、そもそもこの連動性がなぜ重要なのか。見積作成と発注作業が連動されていなければ、パートナー企業に発注書を送る段階で、ミスがないか誰かのチェックが入り、その人の工数も必要とします。一方で、見積書がシステム内で正しく作られて、それを基に発注できる流れを構築できれば、ミスのない発注書が仕上がるのは当然で、今のような確認も不要ということです。

そもそもプランナーの皆さんが、優先して取り組むべき業務は何か。他の業界を見てみると、『営業事務』というポジションがあるケースも多い一方で、ブライダル業界においては見積書の作成から数字のチェック、引出物の確認など、様々な事務処理もプランナーが一手に担っています。カップルへの提案やプランニング、教育などに時間を費やすべきというのは十分分かっていても、なかなか改善できていないのが現状かと。プランナーにしかできない業務を改めて棚卸してみることで、どの部分をシステムに委ねて効率化すべきかが見えてくるはずです。

（詳細はブライダル産業新聞紙面にて、2月1日号）