資料は全て印刷？

明けましておめでとうございます。TAIANの米倉です。本年も、どうぞよろしくお願いいたします。

ブライダル業界のDX化を支援する当社では、All in One婚礼システム『Oiwaii（オイワイー）』を展開しています。そんな当社には、業務効率化やシステム活用に関する相談が日々寄せられます。前回の連載は大前提として、システム導入をなぜ検討すべきかをテーマにお話し致しました。今号ではペーパーレス化を中心に、パートナー企業も含めてシステムを活用するメリットをお伝えしたいと思います。

ブライダル業界の特徴として、見積もりや発注書など様々な資料を紙で印刷し、それらを顧客ごとに大きなファイルでまとめて保管するのをよく目にします。そもそもなぜこの管理方法になっているかを推測すると、例えば見積もりや同意書、来館アンケートなど、各データが異なるシステムで管理されているからかと。カップルの顧客情報を管理するとなれば、結果的にそれらを全て印刷して大きなファイルにまとめざるを得ないということでしょう。実際に、パートナー企業との受発注は、未だにFAXでのやり取りが多いというケースも耳にしています。もっとも、パートナー企業単体で考えた時、発注用紙を受け取るだけであれば、それこそメールで十分。ペーパーレス化はある意味しやすいはずと言えます。一方で、式場側の立場で考えた時に、対顧客のデジタル化が優先的になってしまい、その結果パートナー企業とのやり取りは、引き続きアナログのままになっている傾向が強いように感じます。

紙の問題は検索性の低さ

紙における検索性の低さなどを考えると、システム内で全てを管理できた方が、業務効率化に繋がってくるのは当然のこと。検索性などの向上を期待できるペーパーレス化は、経営者にとって喫緊で取り組む課題の1 つであるとも感じます。『業務効率化』という言葉を頻繁に耳にするようになりましたが、この言葉の意味を検索性向上の観点で考えていくと、プランナー1 人あたり、1 日で何分時間を節約できるか。それが週5 日×所属人数分ですから、その時間とコストはかなり大きな差に繋がってきます。一定期間での話となれば、人1 人分採用できる、もしくは1 人分を削減できるほどの差になってくるはずです。システム導入からのペーパーレス化で課題を解決できることは、経営者にとっても大きいと言えるでしょう。

言うまでもありませんが、ファイルにまとめた資料を見るには、必ず現場・またはオフィスへの出勤が必要になります。一方で、システム内で管理できれば在宅勤務も可能になるでしょうから、多様な働き方から採用強化、長期雇用などのメリットも生まれます。

また、さらに大きな視点で捉えていくと、紙からデータで情報を管理できるようになれば、オフィススペースを広く取れるのもメリットの1 つ。雑然とする職場よりも、整理整頓されているオフィス、職場環境が整っている会社で働ける方がモチベーションアップにも繋がってくるはずですし、ひいては採用活動でもプラスになってくる可能性もあります。もっとも、オフィススペースの縮小が叶えば、固定費だって抑えられるようになるわけです。

システム導入からのペーパーレス化のメリットは、お分かりいただけましたでしょうか。「完全ペーパーレスを目指してみたい！」という意気込みのある式場は、ぜひ私たちと一緒に挑戦してみませんか。もちろん、パートナー企業も含めてまずは少しずつ、1 歩目を踏み出していくことが大切です。

（詳細はブライダル産業新聞紙面にて、1月1-11日新春特大号）