導入理由は大きく3つ

皆さんこんにちは、TAIANの米倉です。ブライダル業界のDX化を支援する当社では、All in One婚礼システム『Oiwaii（オイワイー）』を展開しています。そんな当社には、業務効率化やシステム活用に関する質問が日々寄せられます。今号の連載は、「そもそもシステムって入れるべき？」をテーマに、システムを活用するメリットの大枠部分に触れていきたいと思います。

まず、クライアント先の式場やホテルの皆さんとのお話をヒアリングすると、システム導入を検討する理由は大きく3 つに分けられます。

①売上がなかなか上がらず、業績改善をしたい

②コロナの影響は大きかったものの売上は改善傾向。一方で、人手不足が深刻化しており、業務効率化を図りたい

③業績も回復、かつ人手も足りている。婚礼以外の売上チャネルとして、生涯顧客化を図りたい

とはいえ、システム導入と一言で言っても予算がかかるのも事実で、「限られた予算なので、エクセルを活用しています」という声も多く耳にします。実際、システムを提供する立場の私でも、エクセルは使いこなせれば、なんでもできる便利なツールとの考えです。一方で、その自由度の高さから、ある程度テンプレート化されていないと使いこなすのは難しいと言えるでしょう。

例えば、見積もりの作成。一つひとつを項目入力することは時間もかかりますし、もちろんミスが生じてしまう可能性も。そのミスを防ぐために、上司2 名の印鑑が必要だったりするケースも多いかと思いますが、支配人が別の案件を対応中となれば、結果的にカップルを待たせてしまうことにも繋がります。また、例えば媒体からの予約情報の取り込みと連携をエクセルで行うとなると、高度な開発が必要になるのも事実です。

だからこそ、ある程度フィックスされたシステム活用が、効率化を図るうえでカギになるわけです。実際にとある施設では、見積もりの項目などをこれまで手打ちで対応していましたが、当社システムの導入により、カップルが選んだ商品が見積もりに自動連携されるようになりました。システム導入以前は、見積もりをチェックするポジションの人の前に長蛇の列ができることもあったようですが、それも解消。施設の責任者からは、「見積もりが自動で作れるようになったことで、本業であるプロデュース部分により注力できるようになった。チェック担当者も、マネジメント業務に集中できるなど、様々な改善に繋がっている」との声が届いています。

当社に限らず、システム導入には一定のコストがかかるものですが、特にコロナ以降の限られた人的リソースを考えると、一定の工数削減は喫緊の課題。システムを導入することで、例えば在宅勤務もできるようになるなど、労働力の最大化に繋げられる可能性も見えてくるはずです。

また、最近の特徴として見られるのが、システムの“老朽化”。約5 〜6 年前に、多くの施設がシステムを導入しましたが、現場の運用などが変わったことで、現在のシステムでは対処できず、結果一部分をエクセルで対応するケースも出ています。そうなると工数は増え、結果手間になってしまう。インボイスの対応など法律面での動きもあることから、導入＝ゴールではなく、アップデートも重要なカギの1 つです。

ここまで述べてきた情報管理・連携などの課題を、課題と気付けていないことが“最大の課題”とも言えるでしょう。ぜひ、中長期的な目線で、システム導入やアップデートを検討してみることをオススメします。

（詳細はブライダル産業新聞紙面にて、12月1日号）