新年あけましておめでとうございます。本年もどうぞよろしくお願いいたします。

連載3回目の今号は、当社で展開するプロジェクト管理ツール『ブライズノート』の実際の利用事例を基に、パートナー企業との情報共有を効率化させる重要性を考えていきたいと思います。

ここで改めて、『ブライズノート』の簡単な紹介を。プロジェクト管理ツールとして①プランナー、②パートナー企業、③カップルを繋ぎ、システム上で情報を管理できるものになっています。決定事項などをシステム内に随時入れていくことで、三者間での情報共有がミスなく簡単にできるツールです。

実際に利用するプランナーからは、「特にプロフィールムービーの準備にかかる時間を一気に短縮できた」との声が上がっています。動画を作るにあたり、まずプランナーは新郎・新婦からそれぞれの生い立ち写真を数枚と、2 人が出会ってからの写真を集め、何歳くらいの頃なのか、その写真にまつわるエピソードなどのコメントをもらいます。そのデータ一式を映像製作会社に渡すわけですが、各コメントがどの写真のものなのか、ミスなく共有するために時間を要していたとのことでした。また、仕上がったサンプルムービーを映像会社から受け取った後はカップルに共有し、映像をチェックしてもらう。プランナーがカップルと映像会社の間に入る“ハブ”として、複数回のやりとりが生じていたわけです。

ブライズノート導入後は、その業務が一気に激変。カップルがシステム内に直接写真とコメントを入れた後に、プランナーはそのページを映像会社に共有するだけ。わずか数秒で映像会社もデータなどを確認できるようになり、三者間でのシームレスな情報共有が叶うようになりました。

結婚式準備においてカップルの不満の“種”になりやすい1 つが、レスポンスの遅さでしょう。特に繁忙期は当日施行が増えることで、どうしても事務処理は後回しになりがち。カップルとしては早くメールを返してほしいと思う一方で、一部プランナーからは「人手も足りず、そのスピード感に追いつくのが大変」という声を耳にしたこともあります。

結婚式というのは、複数企業がいて成り立つ業界。今回の事例のように、映像会社1 社とのやり取りだけであればなんとかカバーできるかと思いますが、ギフト、美容、装花と他企業とのやり取りもあることを考えれば、いかにこの部分を効率化し、ミスなく情報共有をするかは重要です。プランナー、カップル、パートナー企業の三者間のシームレスな情報共有は、業務のスピードアップはもちろんのこと、結果として顧客満足度にも繋がってくるはずです。

（詳細はブライダル産業新聞紙面にて、1月1日・11日号）

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