打合せが終わると、どっと疲れる——そんな経験はないでしょうか。気づけば2 時間を超え、次の顧客を待たせてしまった。そんな日が続くと、「もっと人がいれば」と思いたくなるのは当然です。ただ、本当の問題は人の”数”なのでしょうか。現場でよく見られる打合せの実態として、前回と同じ説明をまた最初からしている。顧客が迷うたびに話は脱線し、気づけば本題に戻れない。担当者が変わると、前回決めたことも共有されておらず、同じ確認をもう一度している——。これらはすべて、打合せの”設計”が整っていないことから起きています。

少人数でも安定して打合せを回している会場には、共通点があります。説明の順序は決まっていて、誰が担当しても同じ流れで進む。決定事項はその場で記録され、次回に引き継がれる。顧客の迷いやすいポイントには、あらかじめ答えを用意している。つまり、再現できる状態になっているのです。

「回る設計」とは特別なことではありません。たとえば、ヒアリング・提案・確認の順序を事前に決めておくだけで、話は脱線しにくくなります。よく聞かれる質問への回答を一枚にまとめておけば、毎回同じ説明を繰り返す手間もなくなります。小さな整理の積み重ねが、打合せ全体の流れを変えていくのです。

大切なのは「効率化」でも打合せの項目を減らすことでもない。本質は流れを整理し、誰でも同じ品質で進められる形にすることです。時間は自然と短くなり、顧客との対話に集中できる余白が生まれます。まず変えるべきは人ではなく、打合せの構造です。担当者の経験や勘に頼ったままでは、人が増えても同じ問題は繰り返されます。

■ 明日から使えるAI実務②

請書と打合せシートを読み込ませ、流れを最適化する

無料で使えるGemini（gemini.google.com）は、PDFやExcelファイルを直接添付できます。実際に使っている請書と打合せシートを読み込ませ、打合せの順序をAIに整理させましょう。

1：gemini.google.com を開き、請書と打合せシートをクリップアイコンから添付する

2：以下のプロンプトをそのまま送信する

添付をもとに打合せの流れを整理。顧客の負担が少ない順に並べ直し、確認・説明・意思決定の3つに分類し、省略できる項目があれば指摘してください

3：出力された流れを実態と照らし合わせ、気になる点があれば追加で伝えると精度が上がる

自分たちの業務を”外から見る目”として使うだけで、気づいていなかった順序のずれや無駄が見えてきます。まず見える化すること。それだけでも、現場は変わり始めます

（詳細はブライダル産業新聞紙面にて、5月1日号）