皆さんはじめまして。エスキュービズムの遠山と申します。今号からスタートしました本連載。当社で展開するプロジェクト管理ツール『ブライズノート』を使った施設の成功事例をもとに、働き方改革や業務効率化などを検証していきたいと思います。

簡単ではありますが、まずは『ブライズノート』の説明を。昨今は多くの式場がシステムを導入し、顧客管理もデータでという流れは増加。『ブライズノート』ではカップルごとの顧客ファイルをシステム上に作り、①プランナー、②カップル、③パートナー企業の３者間で情報を連携できるものとなっています。例えば、どのドレスに決まったのか衣裳会社から画像をシステム内に取り込むと、プランナーや提携先のフラワー会社もチェックできるようになるなど。式当日までの決定事項をシステム内に入れていくことで、プロジェクト管理が容易になるわけです。

結果としてどのようなメリットがあるのか、今回はFaxでのやりとりと、働き方を考えたいと思います。

コロナ蔓延以前、パートナー企業との受発注はFaxを活用するケースも多かったかと思います。式場から発注する際にFaxを送り、提携先からは「受け取りました、確認しました」のRe:Faxをする。これが１社ならまだしも、ギフト会社やヘアメイクなど複数社で創り上げるのが結婚式です。結果として膨大なFaxの行き来があり、資料も増えていくわけです。

『ブライズノート』を導入するある企業はこれを課題と捉え、「脱Fax宣言！」を提携先に通達。例えば、プランナーが作成した進行表をシステム内にドラッグ＆ドロップし、共有したい人へ更新通知をするだけで、提携先全員がシステム内でチェック＆確認報告までできるようになりました。

Faxでの受発注のもう１つの課題は、出社が大前提になること。一方、システム上での情報共有が叶えば、働く場所を問わずに効率よく作業が進められるわけです。実際にある企業では、成約後の打合せはリモート対応とし、別エリアに住むスキルの高いフリープランナーがオンライン接客するように切り替え。発注書などは全て『ブライズノート』内で確認できますから、人手不足の式場と、「フリーで活動したい」というプランナー双方にとっても、メリットは大きいと感じます。

人材難の課題を抱える施設は多いと耳にします。もし仮に、「当社はこのシステムを導入していて、フレキシブルな働き方が叶うよ」と言えれば、採用面においてもプラスの効果が出る可能性もゼロではありません。Faxでの受発注など改めて作業を見直すことで、新しい働き方がきっと見えてくるはずです。

（詳細はブライダル産業新聞紙面にて、11月1日号）