皆さんこんにちは。今号の連載は、予算をかけずに明日からトライできることも含め、システムの活用など、『日々の小さな業務効率化が大きな差に繋がること』をテーマに、お話ししたいと思います。

予算をかけずに誰でもできる業務効率化という点で、単語登録しておくことをオススメします。例えば、『新婦様』とPCで打とうとすると、『神父様』のワードが優先的に変換されるかと思います。この変換を確実に一発で出せるように、単語を登録。また、『担当振りお願いします』という文章も、『たんふり』と略称で登録することで、少しずつ、そして確実に時間短縮と業務効率化に繋がってきます。

また、業界全体で人手不足の今、やはりシステムの活用は重要と感じます。当社で導入している『Phorbs（フォーブス）』は、来館予約から顧客情報などを一元管理可能できるものですが、このシステムを導入したからこそ、大きな変化があったとも言えます。

その1 つがペーパーレスの推進。『Phorbs』は顧客情報管理のほか、見積もり作成、受発注作業などもシステム内で完結できます。「パートナー企業への発注は未だにFAX」というケースも耳にしますが、ここが変わるとどのようなメリットがあるのか。

例えば、作った発注書を印刷しFAXするとなると、PCの前から離れ印刷機まで用紙を取りに行く必要があるのは当然のこと。ここをシステム内でできるようになったことで、PCから離れることなく、集中した連続作業が可能になりました。数十秒の差ではありますが、それが毎日複数回の作業になれば数分の差になり、週間、月間で考えると大きな違いになるわけです。

また、全てにおいて『探さない』ことも大きなポイントです。例えば、カップルへの見積もり。「作ったけれど、どこのフォルダに入れたかな…」というケースも少なくないかと。実際に毎日の作業を振り返ってみると、何かしらを『探す』というアクションに、かなりの時間を取られていることに気付くと思います。格納場所を固定で決めておくことも重要ですし、当社は見積もりもPhorbs内にアップロードし、カップルと共有できるように管理。こうした点からも、一括管理システムの導入がまだであれば、一度検討してみるのを、ぜひオススメします。

まさに、『塵も積もれば山となる』。無意識の質を高めていくことで、少しの差が大きな差に繋がってきます。

（詳細はブライダル産業新聞紙面にて、11月21日号）